Cách tìm dữ liệu trùng nhau và lọc giá trị trùng trong excel 2003 2007 2010

Click ngay để download miễn phí

cach tim gia tri trung trong excel 11 Tìm dữ liệu trùng nhau

Tìm dữ liệu trùng nhau trong excel 2007 2010 2013 khá dễ dàng, và lọc cũng rất dễ. Tuy nhiên tìm và lọc giá trị trùng trong excel 2003 khó hơn chút xíu bởi ta cần dùng thêm hàm excel, cần nhiều thao tác hơn.

Trong bài viết này, Trường sẽ hướng dẫn cách lọc trên tất cả các phiên bản và giải thích chi tiết vấn đề (Trường là ai)

Trường hi vọng rằng những chia sẻ dưới đây sẽ giúp được bạn tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Và đừng quên share/ like ở nút ở bên trái bài viết để khuyến khích tinh thần mình nhé.

Nào, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu chi tiết từng phần nhé.

1/ Tại sao ta lại phải tìm dữ liệu trùng nhau trong excel?




Trên thực tế, ta phải nhập rất nhiều dữ liệu trong một báo cáo excel và nguyên tắc là không được nhập trùng. Vậy với hàng nghìn dòng dữ liệu thì làm thế nào để biết được?

Và đánh dấu các giá trị trùng này như thế nào một cách nhanh và chính xác nhất?

Ví dụ như, ad trích ra 10 dòng của một bảng bảng kiểm kê 10.000 mã hàng hóa như hình sau:
cach tim gia tri trung trong excel 11

Với kiểu mã hàng như trên liệu bạn mất bao lâu để tìm được mã hàng trùng nhau chỉ với 10 mã hàng?

Chắc là phải mất 10 giây tới 1 phút. Vậy thì 10.000 mã hàng sẽ là bao nhiêu lâu nhỉ?

Phải nói rằng rất rất lâu mà chưa chắc kết quả đã chính xác!

Nếu đúng là bạn đang gặp khó khăn này thì hãy đọc tiếp phần sau nhé.

2/ Cách tìm dữ liệu trùng nhau trong excel 2007 trở đi

Đầu tiên ad phải nói với các bạn rằng, phần hướng dẫn dưới đây với excel 2007 giống với cách làm trên excel 2010 2013.

=> Xem thêm: Cách sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) trong excel

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu bạn muốn tìm các giá trị trùng

cach tim gia tri trung trong excel 1

Bước 2: Chọn Conditional formatting >> Highlight cells rules >> Duplicate values…

cach tim gia tri trung trong excel 2

Bước 3: Sau khi bạn chọn duplicate value ở bước số 2, một cửa sổ nhỏ sẽ hiện ra để bạn lựa chọn cách thức để đánh dấu các giá trị bị trùng trong vùng dữ liệu đã chọn ở bước 1.

cach tim gia tri trung trong excel 3

Thao tác 4: Chọn loại giá trị muốn đánh dấu – bạn 2 sự lựa chọn:

  • Duplicate: Chỉ đánh dấu các giá trị bị trùng
  • Unique: Chỉ đánh dấu các giá trị duy nhất

Thao tác 5: Dựa trên lựa chọn ở thao tác 4, excel cho bạn tối thiểu 6 kiểu đánh dấu giá trị duy nhất hoặc trùng.

  • Light red fill with dark red text: Bôi nền đỏ với chữ đỏ đậm
  • Yellow fill with dark yellow text: Bôi nền vàng với chữ vàng đậm
  • Green fill with dark green text: Bôi nền xanh với chữ xanh đậm
  • Light red fill: Chỉ bôi nên đỏ và giữ nguyên màu chữ hiện tại
  • Red text: Bôi màu chữ đỏ cho tất cả các giá trị trùng hoặc duy nhất
  • Red border: Kẻ khung màu đỏ cho tất các ô chứa giá trị trùng hoặc duy nhất
  • Custom format: Khi bạn chọn option này bạn có thể tạo rất nhiểu kiểu đánh dấu theo yêu cầu của riêng bạn. Tuy nhiên ad nghĩ rằng chỉ với 6 loại dựng sẵn trên là đã quá đủ rồi J.

Lưu ý rằng, sau khi bạn chọn mỗi một loại đánh dấu excel sẽ tự động thay đổi kiểu đánh giá của các giá trị thuộc vùng bạn chọn. Nếu bạn thấy điều đó đúng với những gì bạn muốn thì chỉ việc nhấn OK để hoàn tất việc đánh dấu các giá trị trùng rồi.

Kết quả bạn sẽ thu được như sau:

cach tim gia tri trung trong excel 4

3/ Cách lọc giá trị trùng trong excel 2007 trở lên

Sau khi đánh dấu cho tất cả các giá trị trùng trong vùng dữ liệu được chọn, bạn có thể dễ dàng lọc ra danh sách các giá trị trùng trong excel 2007 trở lên. Cách thức thực hiện như sau:

  • B1: Click chọn vào 1 ô bất kỳ trong vùng vừa chọn
  • B2: Click chuột phải và chọn filter trong danh sách menu hiện ra.
  • B3: Chọn 1 trong 2 lựa chọn:
    • Filter by selected cell’s color: khi bạn chọn ở phần 2 (đánh dấu giá trị trùng) là bôi màu các ô có giá trị trùng
    • Filter by selected cell’s font color: khi bạn chọn ở phần 2 (đánh dấu giá trị trùng) là bôi màu CHỮ có giá trị trùng

cach tim gia tri trung trong excel 5

 

 

Thực chất thao tác filter này là 3 bước và do nó hay được sử dụng nên excel đã tạo nên các nút tính năng trên để tiết kiệm thời gian cho người dùng. Cụ thể 3 bước đó là:

  • Tự động nhận diện vùng dữ liệu
  • Thêm autofilter
  • Thực hiện lọc dữ liệu của cột chứa giá trị bạn chọn theo các điều kiện lọc: màu ô, màu chữ, giá trị hay biểu tượng mà các ô trong cột đó chứa.

Vậy làm thế nào để bỏ đánh dấu giá trị trùng?

Nếu bạn kiểm tra giá trị trùng xong rồi và muốn loại bỏ các đánh dấu này một cách nhanh nhất. Hãy làm theo các hướng dẫn sau:

  • Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu muốn xóa đánh dấu giá trị trùng
  • Bước 2: Chọn Conditional formatting >> Clear rules >> Clear rules from selected cells or entire sheet

cach tim gia tri trung trong excel 6

4/ Cách tìm và lọc dữ liệu trùng nhau trong excel 2003

Trên thực tế excel 2003 có nhiều điểm hạn chế đã được khắc phục trong các phiên bản excel ra đời sau đó. Trong đó có tính năng lọc giá trị trùng mà ad hướng dẫn ở trên không áp dụng được trong excel 2003. Do vậy để tìm được giá trị trùng trong excel 2003 ta phải nhờ tới hàm excel. Ad sẽ hướng dẫn bạn cách làm ở các phần dưới đây, không khó lắm đâu!

Điều đầu tiên bạn phải hiểu là, nếu là giá trị trùng thì số lần xuất hiện của giá trị đó trong vùng dữ liệu được chọn phải xuất hiện từ 2 lần trở lên. Và trong excel, chắc hẳn các bạn đã biết tới hàm countif.

Hàm countif là hàm đếm số lần xuất hiện của một giá trị trong vùng dữ liệu được chọn.

Từ 2 điểm trên, ta đã có giải pháp để tìm được các giá trị trùng rồi đúng không nào.

  • Bước 1: Nhập công thức vào ô C4 như hình sau

cach tim gia tri trung trong excel 7

  • Bước 2: Copy công thức tại ô C4 xuống các ô còn lại

Khi bạn copy công thức này xuống các ô còn lại thì vùng điều kiện vẫn giữ nguyên là A4:A13 trong khi điều kiện đếm A4 sẽ thay đổi theo số thứ tự dòng công thức được copy tới. Như vậy tất cả các ô có giá trị trùng đều lớn hơn hoặc bằng 2.

Lấy ví dụ như hình ở bước 3, mã hàng 1244000 có 3 lần xuất hiện thì khi sử dụng hàm countif trên số lần xuất hiện mã hàng này là 3 sẽ có ở mọi dòng mà mã này xuất hiện.

  • Bước 3: Tạo autofilter cho vùng A3:C13

cach tim gia tri trung trong excel 8

  • Bước 4: Lọc giá trị theo cột C với điều kiện lọc khác 1.

cach tim gia tri trung trong excel 9

Thành quả là ta được danh sách tất cả các mã hàng trùng giá trị

Tìm dữ liệu trùng nhau trong excel 2003

Trong trường hợp bạn muốn dánh dấu các giá trị trùng trong excel 2003. Ở bước số 3 bạn phải làm như sau:

  • Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu A3:C13
  • Chọn conditional formatting >> New rule
  • Trong cửa sổ mới hiện lên bạn chọn Use a formula to determine which cells to format. Và nhập công thức hình dưới, cũng như chọn loại định dạng (format) bạn muốn (màu nền, màu chữ, icon,…)

cach tim gia tri trung trong excel 10

 

Như vậy ad đã chia sẻ hết những điều bạn cần phải biết về cách tìm và lọc các giá trị trùng nhau trong excel từ 2003 tới 2013. Nó không quá khó đúng không nào.

Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng ngại nhấn nút like hoặc share để lưu về wall của mình nhé.

Cảm ơn các bạn đã ủng hộ ad.

 

Để luôn cập nhật kiến thức về Excel – Bạn nên đăng ký nhận bài viết mới qua email nhé:

Click để đăng ký

Lưu ý: Sau khi đăng ký, bạn hãy vào email vừa đăng ký để xác nhận đăng ký (Có thể thư kích hoạt bị rơi vào hòm thư spam – bạn hãy vào hòm thư spam để kiểm tra nhé)


thichthiclick

Click ngay

18 Comments

  1. ngo ngoc vu
    • Admin
  2. Thắm
  3. PhanDuyet
  4. FAG
  5. NgHungs
  6. Trâm
    • Admin
  7. Huong
  8. Hoàng Minh
  9. cuong
    • Thich excel
  10. fongst
    • Admin
  11. Angel
    • Admin

Leave a Reply to NgHungs Cancel reply

Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.