8 sai lầm khi mua Phần mềm BÁN HÀNG, Kho, Công nợ (cần tránh)

1. Không biết mình thực sự cần gì: Yêu cầu chung chung?

Giữa muốn và cần thực sự có một khoảng cách nhất định.

Khi tìm kiếm phần mềm, hầu hết người dùng đều chỉ nói chung chung như sau:

Anh/ Chị cần phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm quản lý kho. => Mong muốn.

Trường đã tiếp hàng nghìn cuộc gọi với nhu cầu chung chung như vậy.

Và lúc đó Trường sẽ có các câu hỏi gợi mở để tìm hiểu thực chất khách hàng cần gì?

Ví dụ như:

• Anh/ Chị kinh doanh mặt hàng gì?
• Ước tính trong 2 – 3 năm tới Anh/ Chị có khoảng bao nhiêu mã hàng
• Ngoài theo dõi nhập xuất tồn, anh/ chị có cần theo dõi doanh thu, công nợ,… không?
• Vân vân

Nếu bạn không đưa ra các yêu cầu cụ thể + Nhân viên tư vấn cũng không biết để hỏi nhu cầu thì điều không tốt sẽ xảy ra.

Bạn sẽ mua về 1 phần mềm không phù hợp.

Ví dụ như:

• Bạn kinh doanh mặt hàng nhôm kính, thì ~100% các cửa hàng dạng này cần quản lý đa đơn vị tính. Lượng mã hàng cũng khoảng đôi nghìn mã là chuyện rất bình thường. Các phần mềm của các đơn vị thương mại sẽ không quản lý được, thường thì phải thiết kế kế riêng.
• Mặt hàng kinh doanh là thuốc thì cần phải quản lý cả lô và date. Như vậy các phần mềm thương mại thông thường cũng khó đáp ứng được. Chưa tính tới việc, tùy vào mỗi doanh nghiệp lại cần một dạng báo cáo về lô, date khác nhau.

 

2. Không biết mình thực sự cần gì: Yêu cầu quá nhiều

Có 1 nhóm khách hàng khi trao đổi với Trường, họ liệt kê rất nhiều mong muốn, rất nhiều tính năng…

Trong đó có không ít cái sẽ làm họ khó quản lý hơn, tốn kém hơn rất nhiều khi phải đầu tư các phần mềm đắt tiền.

Quan điểm của Trường, hiệu quả nên được đặt lên hàng đầu. Hiệu quả được xét bởi 2 yếu tố chính:

• Quản lý được các chỉ tiêu chính: Xem được tồn kho theo thời điểm, báo cáo doanh thu lãi lỗ nhanh chóng,…
• Chi phí ở mức vừa phải và phù hợp với ngân sách hoạt động của doanh nghiệp

Một số tính năng phụ thêm không thực sự quan trọng nhưng sẽ làm chi phí đầu tư đắt hơn rất nhiều:

• Tích hợp thêm phần báo cáo tài chính, báo cáo thuế,…
• Tồn kho theo vị trí
• Tính năng đặt hàng
• Quản lý đơn hàng

3. Lựa chọn mua phần mềm bán hàng, kho mà Không tính tới dài hạn

Làm kinh doanh thì việc lập kế hoạch dài hạn là rất quan trọng.

Trong kế hoạch dài hạn thường có kế hoạch đầu tư trong dài hạn và bạn cần ước tính, đưa lên bàn cần để so sánh các phương án.

Ví dụ:

Bạn là doanh nghiệp thương mại với đặc điểm:

• Hiện Có 10.000 mã hàng => Trong 2 năm tới dự kiến lên 25.000
• Hiện tại lượng giao dịch nhập xuất 100 đơn mỗi ngày, với khoảng 10 mã hàng trên 1 đơn => Trong 2 năm tới dự kiến lên tới 200 đơn mỗi ngày
• Cần quản lý cả kho, công nợ, doanh số, giá vốn, lợi nhuận,…
• Báo cáo theo nhiều chiều: Mã hàng, nhóm hàng, nhân viên kinh doanh,…

Ước tính số dòng dữ liệu phát sinh:

• 100 * 10 * 365 = 365.000 dòng/ 1 năm
• 200 * 10 * 365 = 700.000 dòng/ 1 năm

Đánh giá:

Lượng dữ liệu hiện tại đã rất lớn, trong tương lai lại gấp đôi.

Như vậy bắt buộc phải đầu tư phần mềm cao cấp.

 

Vấn đề đặt ra là:

Đầu tư ngay bây giờ thì chi phí đầu tư có thể lên tới vài trăm triệu và cần đôi tháng để triển khai.

Liệu bạn có đủ tiền không? Bởi lẽ nó sẽ ảnh hưởng tới các hoạt động đầu tư khác khi Phần mềm bạn chỉ tính đầu tư vài chục triệu?

Bạn đặc biệt lưu ý nhé:

Muốn hoạt động ổn định và phát triển thì việc đầu tư phần mềm là không thể tránh khỏi.

Vậy nên trước khi mua phần mềm cần phải tính toán thật kỹ.

• Tham khảo: Kế hoạch mua phần mềm thông minh trong dài hạn

4. Mua phần mềm quản lý kho, bán hàng hiện đại quá mà người dùng không biết công nghệ

Thường thì có 2 nhóm:

4.1. Cửa hàng nhỏ

Các chủ cửa hàng nhỏ thì nhu cầu họ chỉ cần biết:

• Tồn kho từng mặt hàng hiện tại là bao nhiêu
• Doanh thu và lãi trong tháng thế nào
• Có ai còn nợ và nợ bao nhiêu

Họ thường không biết về kế toán lại ngại ghi chép nên các phần mềm phức tạp. Ví dụ tạo mỗi cái phiếu bán hàng mà phải chọn mấy bước mới mở được phiếu trắng lên để nhập. Hoặc khi cần sửa lại phải nhấn rồi gọi rồi sửa và lưu… Có nhiều loại phiếu: Phiếu xuất kho, phiếu bán hàng, phiếu xuất kiêm điều chuyển nội bộ,….

Nhiều bước, nhiều mẫu phiếu quá nên khó nhớ và dễ nhầm.

Giải pháp cho họ là: Dùng Excel để quản lý cho nhanh

Ai không giỏi excel thì Mua phần mềm quản lý bán hàng trên excel của các đơn vị chuyên nghiệp cho lẹ. Khi gặp sự cố còn có người giúp đỡ xử lý. Thời gian đâu mà đi tự học và tự xử lý, thời gian đó để dành làm cái mình giỏi còn kiếm được nhiều tiền hơn ấy chứ.

4.2. Doanh nghiệp

Ở cấp độ doanh nghiệp, thì vấn đề còn phức tạp hơn khi có nhiều người dùng:

• Thủ kho
• Kế toán kho
• Mua hàng
• Giám đốc, tổng giám đốc

Nếu phần mềm phức tạp từ khâu:

• Nhập dữ liệu mới cũng phải chọn nhiều bước
• Sửa chữa 1 lỗi sai nhỏ cũng phải nhập lại toàn bộ thì khá mệt
• Xóa cũng không dễ dàng như dùng excel thì cũng khá phiền hà

Nhưng đổi lại, khi dùng các phần mềm chuyên nghiệp, theo chuẩn quốc tế bạn sẽ nhận lại được các lợi ích khác:

• Dễ dàng xử lý lượng dữ liệu lớn
• Phân quyền để nhiều người cùng sử dụng
• An toàn dữ liệu và tránh gian lận tốt

5. Luôn yêu cầu chi phí rẻ

Đây là tình huống khá phổ biến khi Trường tư vấn cho các cửa hàng và doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu mua phần mềm bán hàng.

Trường hiểu là doanh thu của các bạn không lớn, điều đó không cho phép bạn đầu tư phần mềm đắt tiền.

Tuy nhiên, một số khách hàng chỉ dành ra ngân sách vài trăm ngàn để mua phần mềm bán hàng, kho, công nợ.

Phần mềm là công cụ giúp bạn nhẹ đầu, giúp bạn có thêm thời gian bán hàng giúp tăng doanh số. Nên đừng coi nhẹ việc đầu tư phần mềm ổn định.

Nếu bạn có nhiều thời gian, thì bạn có thể học giỏi excel để tự lập phần mềm bán hàng cho mình.

Tự thiết kế phần mềm là phương án rẻ nhất.

Nên đầu tư phần mềm với một mức phí hợp lý khi:

• Bạn không có nhiều thời gian
• Không có chuyên môn về kế toán hay tin học
• Khi gặp sự cố muốn có người hỗ trợ để đỡ đau đầu.

Quản lý kho bán hàng – Bán chạy nhất đến hiện tại – Đầy đủ – Đơn giản – Nhỏ gọn

6. Không quan tâm đến việc Cơ quan thuế (nhà nước) ngày càng kiểm soát chặt

Như các bạn cũng biết, gần đây trên báo chí: cơ quan thuế đã làm việc chặt chẽ với các ngân hàng, google, facebook để xác định doanh thu của các cá nhân, hộ kinh doanh.

Ở các nước tiên tiến khi dùng các phần mềm online thì mọi giao dịch phát sinh doanh nghiệp muốn sửa/ xóa cũng phải gọi điện lên công ty chứng minh lý do hợp lý.

=> Mọi thông tin về hóa đơn, doanh thu các bạn đều bị kiểm soát chặt chẽ.

Do vậy, cần phải làm nghiêm túc hơn khi dùng các phần mềm bán hàng online. Bởi lẽ trong thời gian tới, ad nghĩ rằng nhà nước cũng sẽ kiểm soát chặt chẽ các thông tin này một cách dễ dàng.

Sau khi đã kiểm soát các thông tin về ngân hàng, doanh số, tiền về theo quảng cáo FB, Google…

Thuế sẽ tiếp tục có các động thái yêu cầu phối hợp cung cấp dữ liệu thông tin của các cửa hàng, shop đơn vị trên Phần mềm ONLINE.

Ngay cả các đơn vị lớn như Ngân hàng, Google, FB còn không thể bảo về thông tin cá nhân. Thì các đơn vị bán phần mềm online càng không thể bảo vệ thông tin của bạn.

Giải pháp ở đây là:

• Dùng file excel lưu máy tính
• Dùng phần mềm Offline
• Dùng phần mềm nhưng có Server tự quản lý

Luôn lưu ý việc không dùng nhờ server của khác.

7. Vấn đề bảo mật thông tin kinh doanh

Có 2 điểm quan trọng khi mua phần mềm bán hàng:

7.1. Lưu trữ dữ liệu ở server của công ty khác:

• Liệu rằng bạn có yên tâm.
• Liệu rằng dữ liệu về kết quả kinh doanh của bạn có bị khai thác bất hợp pháp.
• Ai có thể đảm bảo 100% việc này?
• Dữ liệu khách hàng của bạn liệu có bị bán.

Bạn có thể tự trả lời

7.2. Bảo mật lãi lỗ:

Đây là nhu cầu rất chính đáng. Lãi lỗ tạm thời là một thông tin mang tính nhạy cảm. Không phải ai cũng thích show hết toàn bộ ra cho người khác xem

Khi bạn có nhiều nhân viên nhưng lại không muốn cho nhân viên biết lãi lỗ của hoạt động kinh doanh vì nhiều lý do.

Thông thường ta phải phân công rõ trách nhiệm từng người và lựa chọn phần mềm cho phép phân quyền người dùng.

Khi đó đầu vào là 1 người nhập dữ liệu nhập hàng. Không xem các dữ liệu bán hàng.

Đầu ra là 1 người nhập, chuyên dữ liệu bán hàng. Chỉ quan tâm số lượng bán, giá bán, thông tin vận chuyển, gửi tới khác.

Do vậy, bạn sẽ đảm bảo được  tính bảo mật thông tin lợi nhuận của bạn.

 

8. Chưa trang bị đủ kiến thức tài chính

• Doanh thu bao gồm hay chưa bao gồm thuế
• Giá vốn là gì và được tính như thế nào
• Lợi nhuận gộp và lợi nhuận thuần
• Có rất nhiều thứ bạn cần phải biết về tài chính công ty để lựa chọn phần mềm cho phù hợp.

Khi mua phần mềm bán hàng, bán có thể đặt ra một vài câu hỏi cho bên đơn vị cung cấp về các chỉ số tài chính quan trọng.

Quản lý kho bán hàng – Bán chạy nhất đến hiện tại – Đầy đủ – Đơn giản – Nhỏ gọn

Bởi lẽ, sau khi mua rồi bạn muốn thêm cái này hay cái kia:

• Sẽ rất khó thêm nếu là phần mềm online
• Chi phí cao nếu là phần mềm offline xịn như hệ thống ERP

Trên đây là 8 sai lầm phổ biến khi lựa chọn mua phần mềm bán hàng thường gặp phải.

Hi vọng rằng, những chia sẻ của Trường sẽ giúp bạn có những lựa chọn thông minh hơn giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định.

Nếu bạn cần tư vấn thêm gì, bạn đừng ngại email (webkynang.vn@gmail.com)

hoặc gọi cho Trường nhé (038-997-8430) 

 

Trân trọng

Trườngpx – CEO Công ty TNHH Webkynang Việt Nam