SUBTOTAL là gì – Cú pháp hàm Subtotal và Bài tập (PRO 2016)

Thống kê vui: Theo ad thấy thì trên 50% người sử dụng excel không biết hàm SUBTOTAL là gì?

Không hiểu nó được ứng dụng ra sao, cách sử dụng hàm subtotal thế nào.

Ad sẽ chia sẻ với các bạn một vài ứng dụng chính của hàm này trong bài viết sau đây. Nếu thấy hay thì hãy share về wall để lưu và chia sẻ cho bạn bè cùng biết nhé.

1. Hàm Subtotal là gì?

Định nghĩa hàm bằng tiếng anh:

Subtotal returns a subtotal in a list or database

Tạm dịch bằng tiếng việt:

Hàm subotal là hàm excel dùng để tính tổng phụ của một danh sách hoặc một cơ sở dữ liệu

2. Cú pháp hàm Subtotal là gì?

= Subtotal (Function_num, Ref1,…)

Function_num là mã số của các chức năng được thực hiện bởi hàm Subtotal, chúng gồm:

Function_num = 1: Average, =2: Count, =3: Counta, =4: Max, =5: Min,….

Bạn có thể tra cứu được danh sách các Function_num khi bạn đánh vào ô excel tên hàm subtotal như trong hình minh họa dưới đây:

Ref1, Ref2, … Refn: là các giá trị/ đối số dùng để áp dụng các chức năng của hàm subtotal. Thông thường sau khi nhập Funtion_num ta sẽ nhập vùng dữ liệu chứa list hoặc database cần tính toán.

Như vậy bạn đã biết hàm subotal là gì rồi, nhưng đến đây vẫn có nhiều bạn chưa hiểu nó là gì và làm gì đâu J, khó thì mới phải đọc kỹ chứ. Mời bạn đọc tiếp phần 3 để tìm hiểu về ứng dụng của hàm subtotal nhé – khi đọc xong bạn sẽ hiểu rõ hơn về hàm này.

3. Ứng dụng vào công việc của hàm subtotal là gì?

3.1. Thực trạng của việc vận dụng hàm trong thực tế công việc

Như bạn thấy hàm subtotal có tới hơn chục function_num.

Từ kinh nghiệm thực tế sử dụng excel thì ta chỉ áp dụng có vài hàm thông thường thôi.

Ví dụ như dùng để tính tổng, tìm giá trị nhỏ nhất, lớn nhất,… Còn mấy Function_num như Var, product,… thì chưa bao giờ dùng tới, có lẽ các bạn làm việc liên quan đến phân tích xác suất hoặc toán học gì đó sẽ cần dùng tới.

Ad sẽ giới thiệu tới các bạn ứng dụng phổ biến nhất của hàm subtotal vào trong việc tính tổng của một bảng dữ liệu có sử dụng công cụ lọc autofilter.

3.2. Điểm nổi trội của Subtotal chính dùng với Autofilter

Trong ví dụ về hàm subtotal sau đây bạn sẽ hiểu rõ ngay điểm nổi trội này.

Dưới đây là danh sách đặt áo của 2 nhà cung cấp Trung Việt và Nhà Bè với số lượng khác nhau.

Ad muốn tính tổng, giá trị nhỏ nhất và giá trị lớn nhất của danh sách. Đơn giản dùng hàm sum, min, max là ra rồi.

Nhưng ta còn một sự lựa chọn khác là dùng hàm subtotal với các Function_num là 9 (sum), 4 (max), 5 (min) như sau:

Hàm subtotal sẽ phát huy tác dụng khi bạn click lọc danh sách các mặt hàng theo từng nhà cung cấp.

Lấy ví dụ, ta chọn chỉ hiển thị các mặt hàng của nhà cung cấp “nhà bè”.

Bạn hãy xem kết quả ở hình minh họa sau:

Kết quả thu được của hàm subtotal là gì nào?

• Tổng là 164 – chỉ tính tổng của các mặt hàng hiện lên thuộc nhà bè, còn hàm sum vẫn tính tổng của các mặt hàng bị ẩn khi dùng autofilter
• Giá trị nhỏ nhất là 13 – Hàm subtotal sẽ dò trong danh sách các mặt hàng hiển thị giá trị nhỏ nhất, còn hàm min thì dò tìm giá trị nhỏ nhất của tất cả giá trị ẩn và hiện bởi autofilter (min=7)
• Giá trị lớn nhất là 56 giống với hàm max do giá trị lớn nhất thuộc về nhà bè.

Ngoài ra bạn có thể vận dụng hàm này theo một số cách khác nữa. Nhưng trong phạm vi bài viết này ad chỉ giới thiệu cách đơn giản nhất và phổ biến nhất.

Giới thiệu nhiều mà hiếm khi sử dụng dẫn tới loãng và khó hiểu tới các bạn.

4. Download ví dụ về hàm subtotal

Bạn hãy click like ở bên trái trước khi download file excel ví dụ được giới thiệu trong phần 3 nhé.

Link download

Học phải đi đôi với hành.

Học excel không phải ngoại lệ, bạn cần thực hành thường xuyên.

Nếu không muốn mình quên mất kiến thức ngay ngày hôm sau.

Để luôn cập nhật kiến thức về Excel – Bạn nên đăng ký nhận bài viết mới qua email nhé:

Click để đăng ký

Lưu ý: Sau khi đăng ký, bạn hãy vào email vừa đăng ký để xác nhận đăng ký (Có thể thư kích hoạt bị rơi vào hòm thư spam – bạn hãy vào hòm thư spam để kiểm tra nhé)

---