Cách lọc dữ liệu trong excel – cách sử dụng autofiler

Cách lọc dữ liệu trong excel hay cách sử dụng autofiler – đây là tính năng tuyệt vời của excel. Sử dụng Autofiler trong excel 2007 2010 tuyệt vời hơn excel 2003 tương đối nhiều.

Một số điểm nổi bật của cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 (autofilter)

  • Giao diện đẹp hơn
  • Tính năng lọc được nâng cấp
  • Hiển thị nhiều tính năng hơn excel 2003

Tên tiếng anh của chức năng lọc dữ liệu trong excel là: Autofilter

Trong autofilter có 2 phần chính:

  • Autofilter mặc định của excel
  • Advanced filter: chức năng lọc nâng cao của excel sẽ giúp các bạn lọc được theo nhiều điều kiện khác nhau, tùy ý của bạn. Thậm chí có thể di chuyển kết quả lọc được sang một vùng hoàn toàn mới.

Quá tuyệt vời phải không các bạn. Hãy cùng tìm hiểu tính năng lọc trong excel cùng Ad nhé.

 

1. Chức năng autofilter mặc định của excel (lọc dữ liệu mặc định trong excel)

1.1. Ứng dụng của chức năng lọc dữ liệu trong excel.

Dưới đây là trích một phần báo cáo doanh số theo ngành hàng và quầy hàng tại một cửa hàng bán lẻ.

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 1 cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trên thực tế, báo cáo chi tiết của một tháng tại một cửa hàng bán lẻ có thể lên tới hàng chục nghìn dòng.

Theo yêu cầu quản trị của quản lý cửa hàng, giám đốc công ty, khi các bạn làm kế toán bán hàng, nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thống kê: Các bạn sẽ phải tổng hợp tình hình bán hàng của cửa hàng theo ngày, theo tuần theo tháng hoặc theo năm. Các tiêu chí dùng để lập báo cáo bán hàng là khác nhau.

Và đặc biệt, vào một thời điểm bất kỳ nào đó trong ngày, cửa hàng trưởng yêu cầu bạn:

“Em thống kê cho anh xem, tổng doanh số của quầy Rau quả tính đến thời điểm này là bao nhiêu?”

Vậy làm thế nào để chỉ sau 1 vài giây, bạn có thể có nói cho sếp của bạn doanh số thực tế của quầy rau quả. Lưu ý, công ty bạn sử dụng excel để quản lý bán hàng nhé.

Để làm được điều đó, bạn hãy sử dụng tính năng lọc dữ liệu trong excel (autofilter). Đây chính là cứu cánh là giải pháp cho bạn. Bạn sẽ không cần phải lo lắng gì về việc làm thế nào để lọc ra dữ liệu nữa.

Quay trở lại ví dụ trên, ta sẽ cùng áp dụng chức năng lọc dữ liệu của excel để thực hiện các yêu cầu sau nhé:

– Nhìn nhanh tổng doanh số của Ngành hàng D

– Liệt kê top 10 quầy hàng có doanh số bán hàng tốt nhất

– Liệt kê những quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND

 

1.2. Bật hoặc tắt tính năng lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

Trước khi thành thạo cách lọc dữ liệu trong excel, bạn cần phải biết làm thế nào để kích hoạt chức năng autofilter trong excel 2007 2010.

Bước 1: Chọn toàn bộ dòng tiêu đề của báo cáo

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 1

Bước 2: Click chọn DATA => FILTER

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 1

Sau khi click chuột vào nút Filter, kết quả hiện ra như sau thì coi như bạn đã hoàn tất việc bật tính năng autofilter trong excel 2007 2010

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 1 cách sử dụng autofilter trong excel 2007 2010

Dấu hiệu nhận biết của tính năng lọc dữ liệu trong excel được bật lên đó là:

Việc xuất hiện một hình vuông nền trắng bên trong đó là một hình tam giác màu đen xuất hiện ở góc phía dưới bên phải của mỗi ô được chọn.

 

– Để tắt tính năng lọc dữ liệu (autofilter) trong excel đi, ta chỉ cần vào Data và chọn filter là được.

Lưu ý: Sau khi click filter một lần nữa thì nút này sẽ không sáng nữa. Và đồng thời toàn bộ các hình vuông cũng biến mất.

1.3. Giải quyết các yêu cầu lọc dữ liệu trong excel 2007 2010

03 yêu cầu ở trên chỉ sử dụng một số tính năng lọc dữ liệu phổ biến trong excel. Ad hi vọng với việc biết cách sử dụng 3 cách cơ bản này, các bạn sẽ trở thành chuyên gia trong việc sử dụng tính năng autofilter trong excel. Hãy quay lại chia sẻ với ad và các bạn khác khi các bạn trở thành master hoặc sắp thành master nhé. (bằng cách comment ở phía dưới của bài viết).

Yêu cầu 1: Cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010 để tìm tổng doanh số của ngành hàng D

Bước 1:

  • Nhấn vào hình vuông bên cạnh chữ “Ngành hàng”
  • Bỏ tick “select all”
  • Tiếp tục chọn “D”
  • Nhấn “OK”

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

Bước 2:

Sau khi xong bước 1, tất cả các quầy hàng có thuộc ngành hàng “D” đều được hiện lên và những ngành hàng khác bị ẩn đi.

Bạn tiếp tục dùng chuột bôi đen doanh số của tất cả các quầy thuộc Ngành hàng D. Khi đó, tổng doanh số của ngành hàng D sẽ hiện lên trên thanh status bar như hình sau:

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

Ví dụ như trong trường hợp này thì doanh số của ngành hàng D là 1.214.000 KVND.

 

Yêu cầu 2: Cách lọc dữ liệu trong excel để tìm ra top 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất.

Với yêu cầu liệt kê TOP 10 quầy hàng có doanh số tốt nhất, thì dường như còn dễ hơn cả yêu cầu số 1.

Bước 1: Click vào hình vuông cạnh “Doanh Số (KVND)”

B2: Chọn “Number filter”

B3: Chọn “Top 10…”

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

B4:

Trong bảng Top 10 Autofilter hiện ra cho phép ta chọn các số đứng đầu (top) hoặc đứng cuối (bottom), cùng với số lượng số nằm trong top/ bottom.

Trong yêu cầu, sếp bạn muốn liệt kê 10 quầy có doanh số tốt nhất (top 10). Do đó, bạn không cần phải chỉnh sửa gì trong bảng này mà nhấn “OK” luôn.

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

 

Kết quả thu được như sau:

 cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

Yêu cầu số 3: Liệt kê các quầy hàng có doanh số trên 400.000 KVND (dùng công cụ lọc dữ liệu trong excel)

Đây có lẽ là tùy chọn lọc dữ liệu phổ biến nhất trong excel. Ta thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn hình vuông bên cạnh “Doanh số (KVND) ”

B2: Chọn Number filters

B3: Chọn “Greater than”

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

B4: Trong bảng “Custom autofilter” hiện ra, bạn đánh 400.000 vào phần tương ứng của “is greater than” như hình vẽ dưới đây.

Và nhấn “OK”

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 10

 

Kết quả ta thu được như sau:

cach loc du lieu trong excel chuc nang autofilter 4

 

 

Như vậy, bây giờ bạn đã hoàn toàn làm chủ được cách lọc dữ liệu trong excel 2007 2010. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan, bạn hãy comment ở phía dưới để Ad giải đáp thắc mắc nhé.

 

2. Chức năng autofilter nâng cao trong excel 2007 2010 (lọc dữ liệu nâng cao)

Ad sẽ Sớm được cập nhật. Bạn hãy quay lại sau nhé.