Cách sử dụng pivot table trong excel 2007 2010

Cách sử dụng pivot table trong excel 2007 2010 –  So với excel 2003, việc sử dụng pivot table trong excel 2007 và excel 2010 có nhiều thay đổi:

• Cách tạo bảng pivot table: thuận tiện hơn excel 2003
• Giao diện đẹp hơn
• Tính năng: được nâng cấp

Thông qua bài viết này, Ad muốn chia sẻ với các bạn cách tạo một bảng Pivot table đơn giản trên excel 2010. Cách thực hiện trên excel 2007 tương tự.

 

1. Ví dụ cách sử dụng pivot table trong excel 2007 2010

Bảng trên là “Bảng kê bán hàng chi tiết” dạng rút gọn của một cửa hàng bán hoa quả. Có 2 mặt hàng trong danh sách đó là Cam và Quýt: Trong đó, mỗi mặt hàng lại có nhiều loại được đánh số từ 1 đến n.

Bảng kê trên tổng hợp doanh số bán hàng trong ngày của từng loại cam và quýt

Yêu cầu: Lập báo cáo bán hàng tổng cho Cam và Quýt.

 

2. Cách sử dụng pivot table trong excel để xử lý.

Để xử lý yêu cầu của bài đề ra, ngoài việc sử dụng pivot table, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm sumif.

Tuy nhiên, đối với việc tổng hợp dữ liệu từ cơ sở dữ liệu lớn thì Pivot table được coi là “VƯƠNG” và không khuyến khích sử dụng hàm trong excel.

Mời bạn xem bài: Tính toán trong file có dữ liệu lớn để biết lý do nhé.

 

Hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng pivot table trong ví dụ này nhé.

Bước 1: Kích chọn một ô bất kỳ trong Bảng kê bán hàng.

Bước 2:

Chọn Insert/ Pivot table

Bước 3:

Sau khi hoàn thành bước 2, cửa sổ tùy chọn của pivot table hiện ra.

Tại bước này, bạn cần làm những việc sau:

– Kiểm tra Data source:

Ở cửa sổ “Create pivot Table”: Phần đầu tiên là phần kiểm tra lại data source trước khi tạo pivot table.

Chooose the data that you want to analyze:

Table range: ‘pivot table’!$B$4:$E$19

Vùng dữ liệu $B$4:$E$19 là vùng được chọn để tạo pivot table. Đây cũng chính là toàn bộ Bảng kê bán hàng.

• Data source này OK.

Lưu ý: Vùng được chọn sẽ có đường kẻ đứt bao quanh và nhấp nháy liên tục.

– Chọn nơi Đặt pivot table:

Choose where you want the pivot table report to be replaced

Bạn hãy chọn nơi bạn muốn đặt bảng pivot table.

+ New sheet: Đặt trong một sheet mới

+ Existing sheet: Đặt ngay tại sheet hiện hành: nếu lưu ở sheet hiện hành thì bạn cần chọn một ô nào đó trong sheet hiện hành để đặt pivot table.

Trong ví dụ trên, Ad chọn ô G4 để đặt pivot table:

Ô G4 sẽ sáng lên và nhấp nháy như hình sau.

Tiếp đến nhấn OK.

 

Bước 4:

Sau khi nhấn OK, cửa sổ insert pivot table sẽ biến mất, thay vào đó là

• Vùng bảng pivot table
• Pivot table Field list

Vùng bảng pivot table sẽ thay đổi theo những lựa chọn bên phần Pivot table field list.

Pivot table field list là nơi bạn kéo thả các trường (field) dữ liệu vào dòng, cột, filter và value) giúp tạo nên bảng dữ liệu pivot table.

+ Choose fields to add to report: Chọn các trường dữ liệu để thêm vào báo cáo pivot table

+ Drag fields between areas below: có 4 vùng để thả các trường dữ liệu được kéo từ “choose fields to add to report”

++ Report filter: Vùng lọc dữ liệu

++ Column labels: Tên cột

++ Row labels: Tên dòng

++ Values: Giá trị muốn hiển thị.

Trong báo cáo bán hàng hoa quả, ad muốn tên các loại hoa quả sẽ nằm ở từng dòng trong 1 cột và tổng giá trị từng loại hoa quả tương ứng ở cột bên cạnh.

Khi đó ad sẽ chọn cột “Loại” – kéo và thả vào phần Row labels.

Tiếp đến là kéo cột “Thành tiền” và thả vào phần Values.

• Dữ liệu bên “Báo cáo bán hàng” tự động được tính tổng và sắp xếp theo thứ tự alphabe. Bạn xem hình bên dưới.

 

Trong báo cáo bán hàng có 3 dòng: Cam, quýt, Tổng => Đó là do vùng dữ liệu (Data source) được chọn trong bước 3 bao gồm cả dòng “Tổng”

Do đó, để hiển thị đúng, ta cần bỏ dòng tổng này ra ngoài báo cáo bán hàng. Cách làm như sau:

Click vào hình vuông có tam giác màu đen (biểu tượng của filter) bên phải ô G4, sau đó bỏ chọn “Tổng”:

Thành quả của báo cáo bán hàng sử dụng Pivot table như sau:

 

Còn rất nhiều điều để nói về pivot table, bởi đây là một công cụ siêu mạnh của excel.